开会的玄机

    企业为什么要开会，开会的本质是什么?为什么要有“会议”这一组织行为?在电话、网络公示、邮件、内部即时通讯等沟通工具之外，为什么开会这一沟通形式还是必不可少的?会议的传播学、心理学意义何在?如果说开会是为了协调各方资源，那么为了达到这个目的开会是不是最好的方式?还有哪些方式?开会的成本是什么?

　　对开会进行组织行为学分析，无可避免地涉及到公司政治。请注意，“政治”是一个中性词，公司政治就是公司组织结构的一种体现。而开会作为企业生活的最重要和最常见的形式之一，无疑是公司内部一个展示公司政治的大舞台，是部门利益、个人利益角力的一个最明显的平台。

　　开会，是不是组织者事先预想好、只是现场导演的一场大戏?从企业及组织者角度，开会和组织有效性相关，如何开会才能对时间和工作效能最有效地分配?从个人角度，开会和组织资源和人际影响力相关，如何才能利用会议最大程度发挥个人影响力并取得更多资源?

　　“开会与公司组织”这一系列的目的，不是为教大家如何开会，也不是技术性地培训企业管理人员，而是将“开会”放在企业组织、公司人行为和职场生态的视角下分析，让我们来看看开会的“玄机”。

　　伟大的开会

　　开会是一项伟大的发明，因为它表现了两个以上生物个体的沟通行为(没听说俩人聊天叫开会的，不管聊的话题有多重要)以及由此可能产生的协同行为(社会产生于协同)，更重要的是它还有一套程序，让信息按照不同的顺序和方法发出、传递与消化。

　　人之社会性是从开会诞生，这话并不夸张。以狩猎为例，与狼群相比，按理说人这种纤弱的动物是不会自以为是地去攻击猛犸和野牛的，但人通过会议的协商而实现协作以超越个体的能力。人类究竟通过哪次重要的会议获得了猎杀猛犸的能力，这无从考证，不过人类确乎有一种超越所谓社会性动物(比如蚂蚁，它们的社会性遵从基因与激素，不会创造新东西)之上的特质。吃喝拉撒欢乐恐惧，你不过是完成与其他生物类似的行为，而开会则意味着人性的诞生。所以那些为了加班开会而心碎不已的人们，实在是应该为了一种崇高之情而驱走郁闷与困乏。

　　人类的历史是由技术、战争还是圣人的智慧推动的?在我看来，莫如说都是由开会推动的，因为人类的历史不可能源于一个人的决策，哪个伟大的决议与宣言不是经过了吵吵嚷嚷、插科打诨、面红耳赤以及各种茶歇零食而诞生的?现代社会，至少是一部现代社会的小说，往往是由开会粘合或者打碎的。

　　而开会的伟大之处还在于，在信息技术高速发展的今天，我们还没有创造出一种信息技术框架可以代替面对面的会议，当代传播学在这一点上留下了一个尴尬的空白。

　　开会与传播学

　　我们创造了很多可以代替面对面交流的方式，令所有的沟通需求都可以无时无刻得到满足，但我们仍旧不能取代会议。随着新的沟通方式在速度与效率上的增长，新的交通方式也在速度与效率上不断增长，会议规模与数量也呈指数增长。

　　一个伟大的销售的标配行为，是要赶最早班飞机到达客户所在的城市，会议结束后中午班机返回，从而通过下午的公司会议形成对客户需求的第一时间响应。套用一句老话，职场人生不是在开会就是在去开会的路上。所有大公司的会议室都不够用，预定起来比全聚德的位子都难，现在还有人创业去搞大公司日常会议外包服务。当然，中国飞速发展的高铁也给那些旅途中的会议创造了条件。

　　我们每天携带和使用那么多强大的沟通工具，面对面，真的还那么重要吗?实在令人遗憾，还没有哪种沟通方式可以代替或者再现面谈的效用。

　　除了极富想象力冲动的恋人之外，迄今还没有人觉得电话可以如睹真人，电话只适合简短信息或无意义信息(比如情话)的传递，要点超过三个，我一般都会选择写短信。有没有体会到这样的情况呢，放下电话，却不知道说了什么，或者不知道该如何行动。另外的例子在于通过电话沟通一件事情，人的情绪很不容易淡定，以马景涛的方式咆哮听筒的大有人在。不得不承认，沟通的需求虽然不断增加，但“随时随地地释放你的沟通欲望”之类只求一个快字的需求对于沟通来说还远远不够，就像喝茶所带来的默默不语一样，有时候沟通需要慢下来才有意义。

　　网络文字沟通的方式之所以取代了部分电话的功能，在于延迟性的回复可以使得交流者有充分的思考时间，但网络沟通人数的增加往往会极大降低交流的效率。所以，如果邮件无法沟通清楚一件事情，而电话一对一的沟通又让你感到疲惫的时候，就应该召开一次会议了，大家同处一个空间。

　　眼神的交流在沟通之中是起主导作用的方式，甚至超过很多过渡性与迂回性的语言沟通，你的发言是不是引起对方兴趣，是不是得到了准确传达，一边说一边看着对方的眼睛，答案已经基本清楚。眼神、笑容、甚至鼻孔微微的翕动，这都饱含着意义，甚至是更为准确的意义。这都包括在身体语言当中，你的身体骗不了人，一个在开会当中走神或者通过不断变化坐姿释放不耐烦情绪的人，可能刚刚在邮件里对你说“保证完成任务”，其实，他完成不了，至少不愿意完成。

　　当然，开会的意义绝不局限于通过身体语言揣测隐含意图这一消极的方面，会议也会提供一种创造性的环境。人是社会性动物，只有多个人的合作，才能令人类可以击败强大的猛犸。人的精神创造活动也是如此，哲思玄想，固然需要孤独寂静的氛围，但即便是佛家也有多人参与的公案辩经，实在也是希望通过“会议”的形式，激发新的灵感。会议作为一种整体沟通氛围，利用了人类的协奏与共鸣的能力。这更像那种即兴演奏、相互陪衬的音乐，每一次都独特不同，产生新的意义和价值。

　　总结来说，现代“沟通技术”的高速发展一直沿着两个方向在进行，其一是寻求代替面对面的交流，其二是使得面对面的交流更为容易，但由于现代沟通技术本身也创造了更多的沟通内容与沟通需求，这两大需求甚至更为强烈了，而第二大需求更为明确，因为即便是当代人的梦想，也还是在须臾之间，来到希望见面的人身旁。