做项目不可能一帆风顺,生产过程中难免出点小问题。合伙人要知道出了问题怎么反馈、怎么处理,别慌慌张张不知道找谁。车间里发现问题,一般会通过项目对接人告诉你,比如"这个料件尺寸偏了"或者"这个颜色对不上"。你收到反馈之后,先搞清楚问题是什么、影响大不大、需不需要跟甲方说。
小问题车间自己就能解决。比如某个螺丝没拧紧、某个标签贴歪了,车间返工一下就好,不用惊动甲方。你知道有这回事就行,等货做完一起看。这种小问题不用每一个都跟甲方汇报,徒增对方焦虑。你要判断哪些问题是甲方需要知道的,哪些是内部消化的。分寸感做久了自然有。
中等问题需要跟甲方沟通。比如材料颜色跟效果图有偏差,或者某个造型做出来跟设计图有点出入。这种问题车间可能调整不了,需要你跟甲方解释、争取对方理解。这时候你态度要好,别推责,跟甲方说"我们正在想办法调整,有方案了马上跟您说"。甲方一般能接受小调整,只要你沟通及时。别等货送到了甲方才发现,那就被动了。
大问题要马上停下来处理。比如做出来的东西尺寸全错了、材质用错了,这种问题必须停下来,重新评估怎么办。你马上跟公司对接人沟通,看是返工还是重新做,时间和费用怎么算。这种问题可能要跟甲方重新谈,你要心里有底,别自己乱承诺。公司那边有处理这类问题的流程,你配合着走就行。
反馈问题的时候,把信息说完整。什么东西、哪个环节、什么现象、照片拍下来,一起发给对接人。别只说"东西有问题",那样对接人还要反过来问你。你把前因后果讲清楚,他处理起来快。车间那边看到照片,马上知道问题在哪,不用猜。这种高效沟通能省很多时间。
问题处理完之后,跟甲方做个交代。哪怕问题不大,也要说一句"上次那个小问题我们已经处理好了"。甲方觉得你上心,出了事情不藏着掖着,信任就建立起来了。别处理完就当没事发生,甲方回头问起来你才说,那就显得你不地道。有始有终,做事情靠谱,回头客自然就有了。你处理问题的态度,甲方都看在眼里,这种口碑比发多少传单都管用。
处理问题的时候,态度比道理重要。甲方东西出了问题本来就不高兴,你要是再推三阻四,人家更火大。你主动说我们来看看怎么解决,先把态度摆出来,然后再讲原因讲办法。甲方气顺了,事情就好办。你越是不推诿,甲方越愿意跟你长期合作。
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